1.工作流程的定義

對組織而言，工作流程的本質(zhì)是讓權(quán)責(zé)分配合理高效，它指明了工作事項的活動流向順序，指組織內(nèi)部發(fā)生的某項業(yè)務(wù)從起始到完成，由多個部門、多個崗位、經(jīng)多個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)及順序工作共同完成的完整過程。用一句話解釋流程，就是加上"程"式（順序）的"流"動（動態(tài)）！

工作流程的特性可以概括為以下幾點：

工作流程就是一組輸入轉(zhuǎn)化為輸出的過程

工作流程體現(xiàn)組織系統(tǒng)中各項工作之間的邏輯關(guān)系，是一種動態(tài)關(guān)系

工作流程是工作效率的源泉

組織體系的發(fā)展：能夠適應(yīng)組織的動態(tài)靈活性變化、能夠確保組織的目標(biāo)的實現(xiàn)、能夠適應(yīng)多維度多層級的分權(quán)體系（這也是衡量一個管理軟件好壞的關(guān)鍵看點）

對于組織來講，工作流程的價值在于以下四個方面：

規(guī)范：職責(zé)明確

效率：事找人而非人找事

控制：關(guān)鍵點、風(fēng)險點、資源控制

優(yōu)化：分析哪些人、哪些崗位、哪些部門的效率和流程本身的設(shè)置是否合理

管理的本質(zhì)就是工作流程。任何組織的管理都可以抽象來看：組織內(nèi)一張表單通過一定媒介進行流轉(zhuǎn)最終形成執(zhí)行結(jié)果——從這個角度，打個電話本身也是流程，開個會議、發(fā)個郵件也可以看作是流程。

在協(xié)同(OA)軟件系統(tǒng)里，工作流程的組成表現(xiàn)為字段、表單、節(jié)點、路徑、流轉(zhuǎn)意見、統(tǒng)計報表等。字段組合成表單，表單通過一定的邏輯規(guī)則進行一個節(jié)點一個節(jié)點流轉(zhuǎn)形成路徑，在流轉(zhuǎn)路徑中形成流轉(zhuǎn)意見，最終以報表的方式形成某一類流程的統(tǒng)計分析。

企業(yè)通過協(xié)同(OA)軟件構(gòu)建的工作流程體系類似于鐵路系統(tǒng)（自由流程是個特例）：一條條鐵軌就像流程的路徑，一輛輛火車就像一個一個表單（一節(jié)節(jié)車廂像一個個字段），一個個車站就像一個一個節(jié)點（流程出口和入口）。

最簡單最原始最有效的流程路徑就是：面對面對話；最古老的流程路徑是：烽火傳遞；最古老的表單是：象形文字形成的文書。

2.工作流程的分類

在組織管理中，不同的流程承載著不同的管理內(nèi)容和管理要求，相應(yīng)的，有著不同的流轉(zhuǎn)方式，協(xié)同(OA)軟件平臺上，這些要素決定了不同的流程類型。

從流轉(zhuǎn)路徑的設(shè)置上來講，我們可以將流程分為三類：

固定流程：有點類似公交車，有固定的站點和時間約束

自由流程：有點類似出租車，招手即停，完全所需訂制

自由固定混合流程：類似從上海去杭州，先是出租車（自由流程）到高鐵（固定流程），高鐵到杭州，到杭州后再打車（自由流程）去目的地

從流程所承載的管理內(nèi)容不同，我們可以將流程分為五類：

審批流——審批是工作流程最為常見的存在形式

權(quán)限流——是指流程能夠把承載的對象進行二次賦權(quán)(查看權(quán)\編輯權(quán)\占用時間)

數(shù)據(jù)流——例如一個資產(chǎn)領(lǐng)用流程可以直接影響資產(chǎn)的庫存數(shù)據(jù)

控制流——例如預(yù)算的數(shù)據(jù)可以控制實際報銷的流程

工作流程的流程——管理流程的流程

在實際的應(yīng)用中，一個流程中可能會同時涉及到審批流、權(quán)限流、數(shù)據(jù)流、控制流，這是比較常見的一種情況。

3.工作流程的關(guān)鍵點

前邊我們提到，流程就好比是組織的血脈，也是協(xié)同(OA)軟件最為核心的應(yīng)用之一，那么，如何實現(xiàn)流程管理與管理需求的完美契合呢？在流程管理落地的過程中，有哪些是必須要注意的呢？通過協(xié)同(OA)軟件來實施流程管理，該如何進行把關(guān)？以下分別從三個維度為大家列出，供參考：

從協(xié)同(OA)軟件里流程的組成來看，需要注意的關(guān)鍵點如下：

字段：在字段層面，應(yīng)支持字段自定義、字段聯(lián)動、字段合并、字段判斷等功能

表單：在表單層面，應(yīng)支持表單自定義、表單聯(lián)動、表單合并、表單分拆、表單復(fù)制等功能

節(jié)點：在節(jié)點層面，應(yīng)支持規(guī)則定義、節(jié)點聯(lián)動、節(jié)點合并、節(jié)點分叉、節(jié)點等待等功能

路徑：在路徑層面，應(yīng)支持路徑自定義、強制收回（查看前/查看后）、強制歸檔、路徑分叉、路徑合并、退回（退回可自定義）、強制干預(yù)、流程監(jiān)控、路徑復(fù)制等功能

流程報表：可以支持流程報表自定義

從對流程流轉(zhuǎn)需求的滿足情況來看，需要注意的關(guān)鍵點如下：

是否可根據(jù)申請人角色自動判斷流程走向

是否支持流程并行

是否支持流程串行

是否支持流程催辦

是否支持流程督辦

是否支持流程嵌套

是否支持流程抄送

是否支持流程轉(zhuǎn)發(fā)（抄送性轉(zhuǎn)發(fā)和辦理性轉(zhuǎn)發(fā)、無需等待性轉(zhuǎn)發(fā)和需等待性轉(zhuǎn)發(fā)）

流程是否具有協(xié)同性（歷史數(shù)據(jù)、其他流程信息是否可在當(dāng)前節(jié)點展現(xiàn)）

流程在流轉(zhuǎn)過程是否具有賦權(quán)功能

是否支持流轉(zhuǎn)效率分析

是否支持流轉(zhuǎn)時間控制

是否支持流程跳轉(zhuǎn)

流程等待——等待數(shù)據(jù)歸集

從流程的管理和落地角度而言，需要注意的關(guān)鍵點如下：

流程的自動化測試（流程自檢）

流程是否可以復(fù)制

流程設(shè)置是否支持分權(quán)管理

是否支持流程版本管理

是否有流程的權(quán)限體系：流程的分權(quán)授權(quán)體系、流程表單的字段控制權(quán)限、表單布局權(quán)限、路徑控制權(quán)限、流轉(zhuǎn)意見權(quán)限控制、流程報表數(shù)據(jù)權(quán)限控制

4.工作流程的發(fā)展

大多數(shù)協(xié)同(OA)軟件平臺上，以審批流為主的工作流程都已實現(xiàn)，并正朝著控制流、業(yè)務(wù)流方向發(fā)展，同時關(guān)注對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成性（數(shù)據(jù)流）。企業(yè)越來越意識到流程的本意不只是流轉(zhuǎn)，更為重要的是在流轉(zhuǎn)過程有信息可以提供決策和釋放信息的價值。

工作流程未來的發(fā)展方向就是能夠模擬人與人對話的人機對話，流程將成為每一個業(yè)務(wù)的自動機器人：流程機器人！隨著計算機語音和智能分析技術(shù)的發(fā)展，可能我們只需要對著電腦或者手機說話，系統(tǒng)就能夠根據(jù)你的內(nèi)容自動識別形成表單、流程路徑（以后不會有表單、路徑設(shè)置等麻煩的東西?。㈦S時向你語音播報流程進展、自主進行統(tǒng)計分析！

5.流程管理的可能存在的陷阱/誤區(qū)

工作流程是為了提升管理的規(guī)范性和效率，換句話說，組織的流程管理本身就是需要在規(guī)范和效率之間找到平衡點。在這里提醒各位朋友，流程管理的價值固然毋庸置疑，但任何事務(wù)都有兩面性，因此需謹(jǐn)慎權(quán)衡后再實施：

流程可能成為推諉的要素，流程可能成為只"流"不"控"——如果一個流程的主要責(zé)任人沒有確定好，下一個節(jié)點成為上一個節(jié)點的復(fù)制，上一個節(jié)點成為下一個節(jié)點的依靠，整個流程只是流轉(zhuǎn)誰都沒有產(chǎn)生實質(zhì)性意見，這樣一個流程就失效了！

流程可能會讓工作效率低下—如果一個流程節(jié)點很多，而且里面的責(zé)任人不明確，很容易導(dǎo)致一個流程流轉(zhuǎn)了十幾個節(jié)點但是事情并沒有解決掉，這樣看似工作流程清晰，但實際上效率十分低下！

流程可能會讓組織人員缺少責(zé)任心——有時候因為流程固定了職責(zé)，但是很多時候很多事情是變動的，既有的職責(zé)劃分可能覆蓋不到所有事項的要求，這樣反而讓團隊里面的人慢慢缺少全局觀同時也慢慢失去了責(zé)任心!