“OA”（Office Automation的首字母縮寫）辦公管理系統(tǒng)一般是指利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)組織體辦公、運(yùn)行、管理自動化的一種技術(shù)手段，目前已經(jīng)發(fā)展成移動辦公系統(tǒng)，例如企業(yè)微信OA系統(tǒng)。從其來源看，通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)商進(jìn)行開發(fā)編程，然后將開發(fā)出的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件產(chǎn)品許可給客戶（用人單位）使用。目前，OA系統(tǒng)在企業(yè)及其他組織體的管理活動中已經(jīng)獲得廣泛應(yīng)用，成為用人單位在日常勞動人事管理中最為常用、高效的一種管理工具。這種新的勞動管理形式也帶來了新的法律問題和法律風(fēng)險(xiǎn)，勞動人事爭議中涉及到的OA證據(jù)認(rèn)定問題也大量增加，但目前還沒有明確的、直接的法律規(guī)范作為認(rèn)定依據(jù)。本文擬在提煉筆者擔(dān)任法官及律師辦理相關(guān)案件的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)行相關(guān)法律規(guī)范及判例的研究，對OA證據(jù)的司法認(rèn)定以及用人單位勞動人事管理中防控OA系統(tǒng)相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行探討。

從技術(shù)角度看，OA辦公系統(tǒng)主要具有以下特點(diǎn)^[1]：

一是技術(shù)性。OA辦公系統(tǒng)作為一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，屬于高科技范疇，需要依賴于一定的技術(shù)設(shè)備及技術(shù)手段才能實(shí)現(xiàn)。二是脆弱性，其內(nèi)容容易被更改或破壞，且難以追溯。三是無形性、無痕性，其實(shí)際是一堆按編程規(guī)則處理成的“1”和“0”，看不見、摸不著，只有通過特定設(shè)備和技術(shù)才能展現(xiàn)。一般書證如果遭到改動，容易肉眼發(fā)現(xiàn)或者通過技術(shù)鑒定發(fā)現(xiàn)。但OA系統(tǒng)作為一種電子數(shù)據(jù)，即便被改動也可不留任何痕跡。

從證據(jù)法角度看，OA辦公系統(tǒng)屬于一種“電子數(shù)據(jù)”。“電子數(shù)據(jù)”是指“形成或者存儲在電子介質(zhì)中的信息^[2]”?？梢?，OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)屬性完全符合相關(guān)法規(guī)對電子數(shù)據(jù)證據(jù)的定義。

然而，在民商事訴訟中，如何認(rèn)定OA辦公系統(tǒng)以及類似的電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的效力，對此仍沒有明確統(tǒng)一、普遍適用的專門法律規(guī)范。因此，在司法實(shí)踐中，原則上仍應(yīng)適用一般證據(jù)的“四性”標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審查。“四性”即合法性、真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性與證明力。

合法性一般不易產(chǎn)生爭議，只要能夠說明電子數(shù)據(jù)的來源合法即可。關(guān)聯(lián)性及證明力均是建立在證據(jù)具有真實(shí)性的基礎(chǔ)和前提之上。一般而言，一旦確定了證據(jù)的真實(shí)性，其與待證事實(shí)是否具有法律上關(guān)聯(lián)以及證明力的有無及大小問題就比較容易判別。

因此，跟傳統(tǒng)種類的證據(jù)一樣，關(guān)于OA等電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的真實(shí)性問題，仍然是當(dāng)事人舉證質(zhì)證中的對抗焦點(diǎn)和司法審查的關(guān)鍵問題。但電子數(shù)據(jù)與書證、物證等傳統(tǒng)種類證據(jù)顯著不同的技術(shù)與法律特征，也造成對其真實(shí)性的證明及認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的特殊性，給當(dāng)事人舉證責(zé)任帶來額外負(fù)擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn)。

根據(jù)《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》（簡稱“《規(guī)定》”）第十一條^[3]等相關(guān)司法解釋，結(jié)合目前主流的司法實(shí)踐做法，對于OA等電子證據(jù)真實(shí)性的司法審查，通常從以下幾個(gè)角度進(jìn)行。

一是電子數(shù)據(jù)所賴以存在的計(jì)算機(jī)軟件、硬件是否可靠。

二是電子數(shù)據(jù)提取和固定過程是否可靠，是否可以重現(xiàn)。

三是電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容是否具有原始性，是否被改動過。

四是電子數(shù)據(jù)是否可以重現(xiàn)和驗(yàn)證。

可見，這些審查標(biāo)準(zhǔn)是不同于傳統(tǒng)類型證據(jù)的審查標(biāo)準(zhǔn)的。那么，目前的司法實(shí)踐是如何具體應(yīng)用這些審查標(biāo)準(zhǔn)的呢？經(jīng)檢索中國裁判文書網(wǎng)，發(fā)現(xiàn)目前僅有一例判決涉及到《規(guī)定》第十一條的適用，而且是參照適用^[4]。在該案中，二審法院的邏輯是，如果提供可信時(shí)間戳證據(jù)的一方在取得證據(jù)時(shí)經(jīng)過了有資質(zhì)的時(shí)間戳認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證，則視為其完成了證明相關(guān)電子證據(jù)真實(shí)性的初步舉證責(zé)任；如果對方對其真實(shí)性提出異議，則舉證責(zé)任應(yīng)發(fā)生轉(zhuǎn)移，應(yīng)由異議方證明可信時(shí)間戳為假，否則其應(yīng)承擔(dān)舉證不能的后果。該案實(shí)際是對以上第四條標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用。法院認(rèn)為，如果電子證據(jù)在形成或取得之時(shí)經(jīng)過了有資質(zhì)的認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證，即可初步證明該證據(jù)可以驗(yàn)證，從而發(fā)生舉證責(zé)任的轉(zhuǎn)移。

至于第一條標(biāo)準(zhǔn)，通常以相關(guān)硬件如服務(wù)器的運(yùn)營者是否具有較高認(rèn)可度為標(biāo)準(zhǔn)，一些知名的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)所運(yùn)營的數(shù)據(jù)通常會被認(rèn)為更為可靠。但是，如果是境外的服務(wù)器上所存貯的電子數(shù)據(jù)，即便其運(yùn)營商具有較高知名度或市場認(rèn)可度，由于其系境外證據(jù)，在未經(jīng)公證認(rèn)證等法定程序之前也不能輕易采信其真實(shí)性。第二條標(biāo)準(zhǔn)是要求電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容可以通過一定途徑再現(xiàn)出來。比如電子郵件，可以登陸郵箱后打開和展現(xiàn)。

第三條標(biāo)準(zhǔn)通常才是案件雙方爭議的重點(diǎn)，也是舉證方需要重點(diǎn)攻克的法律障礙。常用的方法包括證據(jù)保全公證、網(wǎng)絡(luò)或數(shù)據(jù)服務(wù)提供商的相關(guān)說明或證明，以及在數(shù)據(jù)生成過程中運(yùn)用電子簽名、可信時(shí)間戳、哈希值校驗(yàn)、區(qū)塊鏈、第三方取證存證平臺等前沿信息技術(shù)手段，通過這些手段生成和取得的數(shù)據(jù)，法院傾向于初步認(rèn)可其具有真實(shí)性。

就OA數(shù)據(jù)作為勞動人事爭議的證據(jù)而言，用人單位在勞動用工管理及日常業(yè)務(wù)運(yùn)營中，如果使用OA系統(tǒng)，如上文所言，一般是從OA開發(fā)商購買其軟件的許可使用權(quán)。而OA開發(fā)商所許可的OA軟件通常在版權(quán)主管部門進(jìn)行了登記備案，可信度較高。司法實(shí)踐中比較容易符合上文關(guān)于電子數(shù)據(jù)真實(shí)性審查的第一條標(biāo)準(zhǔn)。

用人單位一旦獲得OA的許可使用權(quán)，將成為掌控該系統(tǒng)的唯一權(quán)利人。由于OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)具有技術(shù)依賴性及技術(shù)門檻，未獲許可者，比如用人單位的普通員工一般沒有操控的權(quán)限和能力。也就是說，即便用人單位允許其員工使用OA系統(tǒng)，對OA系統(tǒng)的最終控制權(quán)仍掌握在用人單位手中。實(shí)踐中，用人單位通常會有專門技術(shù)人員對OA系統(tǒng)進(jìn)修日常維護(hù)、監(jiān)管。

由于OA系統(tǒng)控制權(quán)的上述特點(diǎn)，根據(jù)舉證責(zé)任分配原則，在勞動人事爭議中，通常由用人單位承擔(dān)證明OA證據(jù)完整性、原始性及真實(shí)性的舉證責(zé)任，也就是上文關(guān)于電子數(shù)據(jù)真實(shí)性審查的第二、第三條標(biāo)準(zhǔn)。用人單位對于OA系統(tǒng)相關(guān)屬性具有較強(qiáng)的舉證能力，從OA軟件許可方那里掌握了必要技術(shù)；而員工作為被管理者，客觀上不能夠控制OA系統(tǒng)，沒有相應(yīng)的舉證能力。因此，關(guān)于OA證據(jù)的爭議，一般是由用人單位承擔(dān)初步舉證責(zé)任。具體而言：

首先，需要證明用人單位及員工雙方都曾使用OA管理系統(tǒng)進(jìn)行案涉活動。如果單位主張使用過而員工否認(rèn)，則應(yīng)由用人單位來舉證證明自己單位確實(shí)使用OA系統(tǒng)進(jìn)修勞動用工管理，并且該名員工確實(shí)被授權(quán)使用過OA系統(tǒng)。用人單位作為管理者，是OA系統(tǒng)的發(fā)起者及控制者，這就決定了用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)此項(xiàng)舉證責(zé)任。因此，用人單位應(yīng)證明員工對OA具有使用權(quán)。

其次，需要證明案涉的OA證據(jù)具體內(nèi)容與員工有關(guān)。例如，需要證明系爭的證據(jù)內(nèi)容是員工錄入OA的內(nèi)容，或者是公司其他人員在OA系統(tǒng)中針對該員工錄入的數(shù)據(jù)，或者是適用于該員工的公司相關(guān)規(guī)章制度、通知或決定的內(nèi)容。需注意的是，這聽起來好像是在說證據(jù)的“關(guān)聯(lián)性”，其實(shí)不是。這實(shí)際上是為了確定爭議的具體OA證據(jù)是否真實(shí)，但為此則首先需要確定其與該員工的關(guān)系。證據(jù)的關(guān)聯(lián)性則是指證據(jù)與待證事實(shí)是否具有法律上的關(guān)系。對此，可以從OA記錄的具體內(nèi)容判斷其是否與員工有關(guān)，一般不存在認(rèn)定上的困難。

再次，需要證明作為證據(jù)的OA系統(tǒng)相關(guān)內(nèi)容具有原始性，未經(jīng)改動。如上所述，這常常是訴訟中的爭議焦點(diǎn)。上文提到，OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)，具有脆弱性，改動不留痕跡。一旦發(fā)生爭議，對方有權(quán)推定其可能存在改動，因此舉證責(zé)任人應(yīng)證明其具有原始性及完整性，未經(jīng)改動，這實(shí)際是舉證責(zé)任的倒置。目前的司法實(shí)踐中，完成該項(xiàng)舉證責(zé)任的方式有四種：證明證據(jù)生成及提取過程使用了區(qū)塊鏈、可信時(shí)間戳等前沿信息技術(shù)；司法技術(shù)鑒定；證據(jù)保全公證；對方認(rèn)可。

對于單位提供OA證據(jù)，即使員工不予認(rèn)可其真實(shí)性，一般也不必提出反證，因?yàn)榕e證責(zé)任本應(yīng)在用人單位，用人單位應(yīng)繼續(xù)證明其具有完整性和原始性。此時(shí)，如果單位提供的OA證據(jù)是經(jīng)過證據(jù)保全公證的，或者是使用了區(qū)塊鏈等前沿信息技術(shù)的，此時(shí)員工如果否認(rèn)OA證據(jù)的真實(shí)性，則舉證責(zé)任可發(fā)生轉(zhuǎn)移，改由員工來提供反證以便證明OA不真實(shí)，通常來講這當(dāng)然很難，除非進(jìn)行技術(shù)鑒定。可見，公證或前沿信息技術(shù)手段對于確保電子證據(jù)原始性確實(shí)很重要。如果OA證據(jù)未辦理公證也未使用前沿信息技術(shù)手段，則單位仍應(yīng)以其他方式證明OA的真實(shí)性，例如申請專業(yè)技術(shù)鑒定。當(dāng)然，如果對方當(dāng)事人（員工）對OA真實(shí)性不持異議，則通常單位無需再舉證。

相反，如果員工提供OA記錄作為證據(jù)而單位對其真實(shí)性有異議，則單位必須提供反證，因?yàn)閱挝粚A證據(jù)的舉證能力強(qiáng)；否則根據(jù)民事證據(jù)規(guī)則，單位需要承擔(dān)舉證不能的法律后果，導(dǎo)致員工提供的OA記錄會被采信。

OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)、法律特征及司法實(shí)踐的審查標(biāo)準(zhǔn)，反過來可用于指引用人單位有效預(yù)防和降低OA辦公系統(tǒng)的相關(guān)法律風(fēng)險(xiǎn)，減少勞動人事爭議中作為證據(jù)的效力瑕疵。

首先，最好的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)方法仍然是使用傳統(tǒng)的非電子化管理手段。如果企業(yè)還沒有使用OA系統(tǒng)，或者還沒有必須使用OA的必要，則盡量不使用。如果勞動用工管理工作仍然主要采用傳統(tǒng)的書面紙質(zhì)管理形式，在發(fā)生爭議時(shí)相關(guān)證據(jù)的表現(xiàn)形式為“書證”，屬于傳統(tǒng)證據(jù)類型，不會產(chǎn)生上文提到的電子數(shù)據(jù)相關(guān)的證明障礙及責(zé)任。而一旦使用OA系統(tǒng)進(jìn)行日常管理，即需要面臨相關(guān)的證據(jù)效力瑕疵風(fēng)險(xiǎn)，并且目前而言難以找到根除風(fēng)險(xiǎn)的辦法。

其次，如果企業(yè)因經(jīng)營管理需要，必須使用OA系統(tǒng)，則可考慮以下辦法盡量降低風(fēng)險(xiǎn)：

第一，采用成熟可靠的區(qū)塊鏈、可信時(shí)間戳、電子簽章等前沿信息技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)已在部分領(lǐng)域獲得認(rèn)可和應(yīng)用，甚至被司法機(jī)關(guān)采用和認(rèn)可。例如，北京互聯(lián)網(wǎng)法院采用的“天平鏈”存證平臺就是一種區(qū)塊鏈應(yīng)用技術(shù)，法院為此專門發(fā)布了《北京互聯(lián)網(wǎng)法院電子證據(jù)平臺接入與管理規(guī)范》，當(dāng)事人通過該法院電子訴訟平臺所提交的材料全部通過“天平鏈”進(jìn)行存證^[5]。廣州和杭州的互聯(lián)網(wǎng)法院同樣使用了區(qū)塊鏈技術(shù)進(jìn)行日常審判管理。司法機(jī)關(guān)對區(qū)塊鏈存證技術(shù)的認(rèn)可與應(yīng)用，在很大程度上認(rèn)同了區(qū)塊鏈技術(shù)存在的合法性及可推廣性。有鑒于此，用人單位為確保OA系統(tǒng)存證效力，亦可使用帶有成熟可靠的區(qū)塊鏈應(yīng)用技術(shù)的OA軟件技術(shù)，則發(fā)生爭議是OA證據(jù)的效力會有較好的保障。

 

第二，重要的勞動管理事項(xiàng)仍應(yīng)采用傳統(tǒng)形式，如紙質(zhì)書面簽字形式。當(dāng)然，這并不排斥同時(shí)采用OA系統(tǒng)。例如，員工申請辭職，辭職申請除了在OA中提交外，還應(yīng)在公司規(guī)章制度中或員工勞動合同中明確要求員工向公司提供書面紙質(zhì)的辭職申請，并且可以規(guī)定，一旦公司收到紙質(zhì)的申請，員工在OA中提交的辭職申請可以具有溯及力，這樣可以較好地平衡勞資雙方利益，促使員工積極提交紙質(zhì)申請。另外，重要事項(xiàng)如調(diào)動工作申請、調(diào)整工資的決定或協(xié)議、醫(yī)療期相關(guān)手續(xù)、工傷或職業(yè)病相關(guān)文件、解除或終止勞動合同事項(xiàng)、競業(yè)限制、保密義務(wù)、服務(wù)期等事項(xiàng)，相關(guān)法律手續(xù)也應(yīng)當(dāng)同時(shí)盡量要求員工采取書面紙質(zhì)的傳統(tǒng)形式進(jìn)行。

 

第三，公司可制定專門的OA系統(tǒng)使用管理制度。由于OA系統(tǒng)強(qiáng)大、廣泛的管理功能，不可避免涉及到員工某些切身利益，比如工資調(diào)整、崗位調(diào)整、紀(jì)律處分、離職等，因此OA管理制度應(yīng)按《勞動合同法》第四條要求的“民主程序”進(jìn)行制定和公告，確保其效力無瑕疵。內(nèi)容方面，應(yīng)主要明確OA系統(tǒng)授權(quán)使用人員的范圍、方式、權(quán)限、流程，員工相關(guān)權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任。OA系統(tǒng)使用管理制度從證據(jù)效力角度講，還可以佐證公司確實(shí)實(shí)行OA系統(tǒng)進(jìn)行勞動管理。

 

第四、在授權(quán)員工使用OA系統(tǒng)之前，員工應(yīng)簽署書面聲明，明確其有權(quán)使用OA系統(tǒng)，同時(shí)有義務(wù)遵守OA系統(tǒng)的使用管理制度。更為重要的是，這類聲明可載明每位員工使用OA所需要的用戶名、手機(jī)號或其他必要信息，且僅有員工本人才可以設(shè)定和更改登錄所需密匙，員工有義務(wù)保證密匙的安全。這跟公司向員工分配工作用電子郵箱地址的情形類似。另外，如果從技術(shù)上講，一旦相關(guān)信息錄入OA，將只有錄入者才可以改動的話，則亦應(yīng)讓員工在書面聲明中對此予以載明。一旦發(fā)生勞動爭議，員工無法否認(rèn)其使用OA系統(tǒng)的事實(shí)，也無法否認(rèn)OA系統(tǒng)中其錄入內(nèi)容的真實(shí)性，從而為潛在訴訟中符合電子證據(jù)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)奠定了基礎(chǔ)。

 

第五，強(qiáng)化日常管理中的存證意識，即證據(jù)保留意識。某些情況下，即便尚未發(fā)生爭議，如有必要，也應(yīng)采取證據(jù)保全公證、律師見證等預(yù)防措施，及時(shí)確保相關(guān)OA證據(jù)的原始性及真實(shí)性。例如，一旦員工在OA中提交電子版辭職申請而未按公司要求補(bǔ)交書面辭職申請，則應(yīng)立即聘請公證機(jī)構(gòu)對OA中的辭職申請進(jìn)行證據(jù)保全公證，以防員工屆時(shí)反悔不認(rèn)。

 

第六、一旦發(fā)生勞動爭議官司，如果單位OA系統(tǒng)未使用區(qū)塊鏈、可信時(shí)間戳、電子簽章等前沿信息技術(shù)，即應(yīng)一方面對OA相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行證據(jù)保全公證，以便屆時(shí)可將舉證責(zé)任轉(zhuǎn)移給員工一方。另一方面，可聯(lián)絡(luò)OA應(yīng)用軟件的開發(fā)商，必要時(shí)由其提供相關(guān)的協(xié)議或出具證明，來證明OA系統(tǒng)的相關(guān)情況，以及其相關(guān)的技術(shù)性能特點(diǎn)。

 

最后，OA記錄應(yīng)當(dāng)保存一定時(shí)間，以備可能發(fā)生的勞動爭議之用。由于司法實(shí)踐一般認(rèn)為用人單位對于OA相關(guān)證據(jù)負(fù)有舉證責(zé)任，一旦發(fā)生勞動爭議而用人單位不能提供相關(guān)OA證據(jù)的話，將面臨舉證不能的不利后果。因此，所有的OA記錄均應(yīng)保存一定的年限，比如三年或者更長時(shí)間。

總之，OA辦公系統(tǒng)作為一種電子數(shù)據(jù)證據(jù)類型，由于具有技術(shù)上的顯著特征，造成法律屬性具有某些有別于傳統(tǒng)證據(jù)的特殊性，進(jìn)而導(dǎo)致爭訟中對其真實(shí)性的證明方式、方法及認(rèn)證邏輯，均與傳統(tǒng)類型的證據(jù)有別。相應(yīng)地，用人單位在日常經(jīng)營管理中使用OA系統(tǒng)時(shí)，可采取多種辦法降低OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)的證據(jù)瑕疵風(fēng)險(xiǎn)。

編輯：小葉